Ajanslar İçin Google İşletme Profili Yönetimi: Düzenli İş Akışı

Görseller yapay zeka ile hazırlanmıştır.

Birkaç müşteriyle başlayan ajans Google İşletme Profili yönetimi işi, müşteri sayısı arttıkça kişisel hafızayla yürütülemez hale gelir. Hangi profile hangi hesapla erişildiği, hangi yanıtın müşteri onayı beklediği, bu hafta hangi gönderinin çıkacağı ve ay sonunda neyin raporlanacağı bir düzene bağlanmazsa işler aksar ve müşteri ilişkisi zarar görür.

Bu yazıda bir ajansın müşteri profillerini düzenli yönetmesi için uçtan uca bir iş akışı öneriyoruz: erişim ve roller, birden fazla Google hesabının düzeni, yanıt onayı, haftalık iş listesi, raporlama ve Google kurallarına uyum.

Müşteri profillerine erişim: sahip ve yönetici rolleri

Google İşletme Profili'nde erişimin üç düzeyi vardır:

• Birincil sahip: Profilde yalnız bir kişi olabilir.
• Sahip: Profil üzerinde tam kontrole sahiptir; kullanıcı ekleyip kaldırabilir, profil bilgilerini yönetebilir ve profili silebilir.
• Yönetici: Sahiple neredeyse aynı erişime sahiptir, ancak kullanıcı ekleyemez, kaldıramaz ve profili silemez.

Ajans için doğru düzen genellikle şudur: birincil sahiplik işletmede kalır, ajans yönetici olarak eklenir. Profil işletmenin varlığıdır; ajans değişse bile işletmenin kendi profiline erişimi kesintisiz sürmelidir. Ajansa sahip rolünün verilmesi gereken durumlarda bile birincil sahiplik işletmenin kendi hesabında kalmalıdır.

Ajansı eklemek için işletme sahibi profilde Diğer menüsünden İşletme Profili ayarları'na, oradan Kişiler ve erişim bölümüne gider, Ekle'yi seçer, ajansın e-posta adresini yazar, erişim düzeyini seçer ve Davet et der. Bilmeniz gereken iki ayrıntı var: Google Grupları profile sahip ya da yönetici olarak eklenemez; yeni eklenen sahip ve yöneticiler ilk 7 gün profili silemez, başka kullanıcıları kaldıramaz ve birincil sahipliği aktaramaz. Ayrıntılar Google'ın sahipleri ve yöneticileri yönetme sayfasında.

Müşteriden asla şifre istemeyin; erişim her zaman davetle verilsin. Bu hem güvenlik hem de iş birliği bittiğinde temiz bir ayrılık için gereklidir.

Birden fazla Google hesabını düzenli tutmak

Ajanslar çoğu zaman birden fazla Google hesabıyla çalışır: farklı ekipler, farklı müşteri grupları ya da geçmişten kalan hesaplar. Müşteri profili yönetimini düzenli tutmak için:

• Kurumsal hesap kullanın. Çalışanın kişisel e-posta hesabına verilen erişim, çalışan ayrıldığında sorun olur. Ajansın kendi alan adındaki ya da ortak yönetilen hesapları tercih edin.
• İki adımlı doğrulamayı açın. Bir hesabın ele geçirilmesi, o hesaba bağlı bütün müşteri profillerini riske atar.
• Bir erişim kaydı tutun. Her müşteri için profil, hangi Google hesabıyla erişildiği, rol, eklenme tarihi ve işletme tarafındaki yetkili kişi yazılsın.
• Dağıtımı bir kurala bağlayın. Müşterileri hesaplara rastgele değil, ekip, sektör ya da bölge gibi bir kurala göre dağıtın.
• Ayrılan çalışanı aynı gün çıkarın. Erişim kaydı bunu kolaylaştırır.

Çok şubeli müşterilerde şube profillerinin düzeni ayrı bir konudur; ayrıntısını birden fazla şubenin Google İşletme Profilini tek yerden yönetmek yazımızda anlattık.

Yorum yanıtlarında müşteri onayı

Yorum yanıtı işletmenin sesidir; ajans bu sesi müşteriyle birlikte belirlemelidir. İşe başlarken müşteriyle kısa bir yanıt ilkeleri belgesi hazırlayın:

• Hitap ve imza (örneğin "Ekibimiz adına")
• Kullanılmayacak ifadeler ve kaçınılacak konular
• Olumsuz yorumda müşteriye nasıl ulaşılacağı (genel iletişim kanalı)
• Kişisel bilgi yazmama kuralı: sipariş, sağlık ya da randevu ayrıntısı yanıtta yer almaz
• İndirim ya da hediye vaadi içermeyen bir dil

Sonra bir onay modeli üzerinde anlaşın. Sık kullanılan düzen şöyledir: olumlu ve kısa yorumlara ilkelere uygun yanıtlar doğrudan yayınlanır; olumsuz, hassas ya da hukuki risk taşıyan yorumların yanıtı müşteri onayına gider. Onay için bir süre belirleyin ve süre geçerse ne olacağını önceden konuşun (örneğin bir hatırlatma ve ikinci bir onay kişisi).

Müşterinin "bu yorumu sildirin" isteğine karşı da açık olun: bir yorumun kaldırılması Google'ın kararıdır. Kurallara aykırı görünen bir yorum Google'a bildirilebilir, ama sonuç için söz verilemez.

Haftalık iş listesi

Düzenli bir hafta, sürprizleri azaltır. Her müşteri profili için önerdiğimiz kontrol listesi:

• Yorumlar: Yeni yorumlar yanıtlandı mı, onay bekleyen yanıt kaldı mı?
• Profil değişiklikleri: Profilde sizin ya da müşterinin yapmadığı bir değişiklik görünüyor mu? Kullanıcı önerileri ya da Google'ın kendi güncellemeleri adres, saat ve kategori gibi alanları değiştirebilir.
• Gönderi: Bu haftanın gönderisi hazır mı, geçen haftaki yayınlandı mı?
• Takvim: Önümüzdeki iki hafta içinde resmi tatil ya da özel gün var mı, özel saatler girildi mi?
• Fotoğraf: Müşteriden yeni gerçek fotoğraf geldi mi?
• Harita görünürlüğü: Takip edilen anahtar kelimelerde belirgin bir değişim var mı?
• Erişim: Ekibe katılan ya da ayrılan biri var mı?

Ayda bir de performans verilerini, yorum eğilimini ve profildeki eksikleri gözden geçirip raporu hazırlayın. Listeyi her müşteri için aynı tutmak, işin kimde olursa olsun aynı kalitede yürümesini sağlar.

Müşteriye rapor: neyi, nasıl göstermeli?

Google İşletme Profili raporlaması müşterinin iki sorusuna yanıt vermelidir: "Bu ay ne yaptınız?" ve "Profilimde ne değişti?"

Ne yapıldı:

• Yanıtlanan yorum sayısı ve ortalama yanıt süresi
• Yayınlanan gönderiler
• Güncellenen bilgiler (saat, hizmet, fotoğraf)

Ne değişti:

• Yeni yorum sayısı ve ortalama puan
• Google'ın performans verileri: aramalar, yol tarifi istekleri, telefon aramaları, web sitesi tıklamaları
• Takip edilen anahtar kelimelerde haritadaki sıra

Nasıl gösterilmeli:

• Ayı bir önceki ayla ve mümkünse geçen yılın aynı ayıyla karşılaştırın; mevsim etkisini not edin.
• Tek bir sayıya odaklanmayın; sayıların yanına bir cümlelik yorum ekleyin.
• Raporu "önümüzdeki ay ne yapacağız" bölümüyle bitirin.
• Sıralama ve sonuç için söz vermeyin; sıralama Google'ın kararıdır.

Bu akışı tek panelden yürütmek isteyen ajanslar için BadePlus'ın ajanslara özel düzeninde birden fazla Gmail hesabı tek panelde toplanır; her müşterinin ayrı çalışma alanı, sahip, yönetici, editör ve izleyici gibi ekip rolleri ve logonuzla hazırlanan PDF raporlar bulunur. Fiyat işletme sayısına göre belirlenir; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.

Google kurallarına uyum ve risk

Ajansın en büyük sorumluluğu, müşterinin profilini riske atmamaktır. Profil askıya alınırsa iş akışının geri kalanının bir anlamı kalmaz. Şu ilkeleri ekipteki herkes bilmelidir:

• Profil adı, tabeladaki ad neyse odur; ada anahtar kelime ya da şehir katılmaz.
• Sahte yorum yazdırmak ya da indirim karşılığında yorum istemek kurallara aykırıdır; sahte yorumları Google filtreler ve profil zarar görebilir.
• Personeli ve müşteri kabulü olmayan sanal ofis adresiyle profil açılmaz; aynı yer için ikinci profil açılmaz.
• İşle ilgisi olmayan kategori seçilmez; gerçekten öyle değilse "7/24" yazılmaz.
• Çok sayıda değişiklik aynı anda yapılmaz; özellikle Google'ın sıkı denetlediği sektörlerde (çilingir, çekici, nakliye gibi) değişiklikler günlere bölünür.

Google'ın politikalara genel bakış sayfası, ekip içi eğitim için iyi bir başlangıçtır. Ajans sözleşmenizde de sıralama ya da süre sözü vermeyin; yaptığınız işi ve ölçtüğünüz şeyleri yazın.

Özet

• Birincil sahiplik işletmede kalsın; ajans davetle, çoğu zaman yönetici olarak eklensin. Şifre paylaşılmasın.
• Kurumsal Google hesapları, iki adımlı doğrulama ve bir erişim kaydıyla hesapları düzenli tutun.
• Yanıt ilkelerini ve onay modelini işe başlarken müşteriyle birlikte yazın.
• Her müşteri için aynı haftalık listeyi uygulayın, ayda bir rapor hazırlayın.
• Raporda yapılanı ve değişeni dürüstçe gösterin; sıralama ve süre sözü vermeyin.